Гарантийное письмо на юридический адрес

В статье расскажем - как правильно его подготовить и какую информацию нужно указать. Также, вы сможете скачать шаблон и заполнить самостоятельно по предоставленному образцу.

1. Шаблон и образец гарантийного письма

Скачать шаблон гарантийного письма:

• Если собственник - физическое лицо DOC, 26 KB
• Если собственник - юр.лицо DOC, 27 KB

2. В каких случаях нужно писать гарантийное письмо

Оформление гарантийного письма может потребоваться в таких ситуациях:

• Письмо может потребоваться в инспекции при постановке юридического лица на регистрационный учет.
• В целях безопасности, компания может потребовать у собственника арендуемого помещения гарантию в письменном виде. Это актуально в случаях, когда у компании нет возможности проверить контрагента.
• При потребности компании в гарантиях, что выбранное помещение будет сдано именно ей.

Письменная гарантия - это не предварительный договор! Оно не обязывает собственника помещения ни к чему, даже если в тексте будут четко прописаны параметры сделки.

3. Кто составляет документ

Арендодатель должен самостоятельно оформить письменную гарантию, указав на полученное согласие собственника о передаче помещения в аренду конкретному юр.лицу или предпринимателю. Собственником может также выступать и юридическое, и физическое лицо, любой из них наделен правом давать письменные гарантии о предоставлении юр. адреса компании-съемщику.

Оформление документа от физического лица осуществляется по тем же правилам, как для юридических лиц.

4. Что указывается в документе

Письменная гарантия должна содержать следующие пункты:

1. Юридические лица-арендодатели должны указать свои реквизиты, физические лица - данные документа, удостоверяющего личность.
2. Наименование налогового органа, которое будет ставить юр.лицо на учет.
3. Адрес и описание помещения (нужно указать такие параметры, как тип здания, площадь, этажность, и пр.).
4. Наименование компании, которая будет использовать помещение в качестве юридического адреса, а также ФИО ее руководителя.
5. Формулировка о разрешении использования помещения на основании договора аренды.

Письменная гарантия пишется в свободной форме, но не стоит забывать о стандартах делового этикета при работе с документами:

• Оформляйте письмо на белой бумаге А4
• Не забывайте об указании реквизитов, использовании печати и заверении документа личной подписью
• Следуйте деловому стилю, формулируя текст

5. Оформление гарантийного письма

Гарантийное письмо пишется в свободной форме - официальных бланков нет. Но, составителю необходимо следовать правилам содержания, описанным в предыдущем пункте. Если автором гарантии является юр.лицо, следует использовать фирменный бланк.

Сначала необходимо составить “шапку”, указав в ней контакты и реквизиты человека или компании, которым принадлежит арендуемое помещение. Необходимо указать достоверную информацию, поскольку инспекторы ФНС могут связаться с владельцем для проверки.

Далее в шапке указываются данные адресата гарантийного письма и наименование налогового органа, который будет регистрировать компанию, а также адрес этой инспекции.

Текстовую часть нужно озаглавить фразой “Гарантийное письмо”, и выразить в ней информацию:

• О возможности передачи данного помещения в пользование по договору аренды
• Адрес, площадь и иные параметры объекта недвижимости, который будет сдаваться
• О согласии владельца объекта на передачу в аренду
• О наличии законных оснований и отсутствии препятствий в форме залога, обременения или судебного запрета на распоряжение недвижимостью
• Гарантию о передаче объекта в аренду только при условии, что организация будет поставлена на учет

Дополнительно к письму нужно прикрепить документы, подтверждающие право собственности на объект недвижимости. Подписать документ должен владелец объекта (мы уже говорили, что им может быть как юридическое, так и физическое лицо). Если у владельца есть своя печать - можно её поставить.

6. Как подать документ в налоговую

Владелец помещения пишет письменную гарантию по запросу будущего арендатора, а далее документ необходимо предоставить в налоговый орган, который будет регистрировать ваш юридический адрес.

Как отправить документ в ФНС:

• Отнести непосредственно в инспекцию. В этом случае все учредители должны явиться одновременно и подать полный пакет документов для регистрации юр.лица.
• Направить ценным письмом по почте, обязательно заполнив опись вложения.
• При наличии УКЭП, можно подать документ онлайн через сервис ФНС.
• Отправить курьерской доставкой, если службы в регионе предоставляют услугу отправки документации в государственные органы.
• Передать через представителя, на которого выписана доверенность.

Следует предупредить арендодателя, что в ближайшие дни ему могут позвонить из налоговой инспекции для проверки подлинности информации в письме.

Если компания регистрируется на домашний адрес одного из учредителей, то оформлять письменную гарантию не нужно, но в этом случае нужно получить согласие на размещение ООО у остальных владельцев недвижимости, при их наличии.

7. Когда разрешается использовать домашний адрес для регистрации фирмы

Регистрация компании на домашний адрес допускается. “Домашним” считают адрес, по которому прописан один из учредителей или где он имеет законное право проживать. Таким образом, в качестве домашнего адреса можно использовать адрес недвижимости в собственности, адрес прописки или адрес, по которому лицо имеет право находиться законно на других основаниях.

Если недвижимость оформлена на нескольких владельцев, каждый из них должен дать свое согласие в письменном виде.